Met een Document Management System (DMS) op basis van SharePoint Services heeft u altijd en overal toegang tot uw documenten. Of u nu op kantoor, thuis of op locatie bent, u heeft uw documenten altijd bij de hand.
De basis van het DMS is het Documentcentrum, een Team Site waarop verschillende hoofdmappen aanwezig zijn. In deze hoofdmappen kunt u bestanden plaatsen en submappen aanmaken, net zoals u dat gewend bent met de Windows Verkenner op uw harde schijf. Door een logische structuur van hoofd- en submappen te maken, kunt u uw documenten overzichtelijk archiveren.
Een DMS op basis van SharePoint Services is echter meer dan alleen een mogelijkheid voor het archiveren van documenten. Hieronder worden enkele functies en kenmerken van het DMS toegelicht:
- Versiebeheer
Wanneer versiebeheer is geactiveerd, wordt van ieder document een versiegeschiedenis bijgehouden. Iedere keer wanneer een document wordt gewijzigd, wordt er een nieuwe versie aangemaakt. Oude versies blijven bewaard en kunnen later worden geopend of teruggezet. Bij iedere versie staat vermeld wanneer de versie is gemaakt en door wie. Naast hoofdversies kan er ook met subversies worden gewerkt.
- Metadata
In het DMS kan worden ingesteld dat er extra velden met metadata bij een document worden opgeslagen. Op deze manier kunnen er bijvoorbeeld keywords aan een document worden meegegeven of kan er een categorie worden geselecteerd. De inrichting van de metadata kan volledig door de klant worden bepaald. Metadata velden kunnen bovendien verplicht gesteld worden.
- Beveiliging
De beveiliging van het DMS kan tot op bestandsniveau worden geregeld. Een gebruiker kan toegang krijgen tot het hele DMS, maar ook alleen tot specifieke mappen of bestanden. Gebruikers kunnen alleen leesrechten krijgen, maar ook schrijfrechten en beheersrechten. Verder kunnen er eisen worden gesteld aan mappen, zodat er bijvoorbeeld alleen PDF- of Word-bestanden kunnen worden opgeslagen.
- Integratie met Microsoft Office
Office-documenten (zoals Word-, Excel- en PowerPoint-documenten) kunnen direct vanuit het DMS in de betreffende Office-applicatie worden geopend, zonder deze eerst op de harde schijf op te slaan. Het document kan vervolgens worden gewijzigd en direct weer in het DMS worden opgeslagen. Ook kunnen er vanuit het DMS nieuwe documenten worden aangemaakt, die direct in het DMS worden opgeslagen. Eventuele metadata kan vanuit de Office-applicatie worden meegegeven.
- Sjablonen
In het DMS kunnen Office-sjablonen (Word, Excel en PowerPoint) aan een hoofdmap worden gekoppeld. Wanneer er vanuit het DMS een nieuw document wordt aangemaakt, kan de gebruiker een sjabloon kiezen. Vervolgens wordt er een nieuw document op basis van het sjabloon aangemaakt. Hiervoor kunnen ook bestaande Office-sjablonen worden gebruikt.
- Zoeken
Het DMS bevat een zoekfunctie, waarmee zowel de titel en de metadata van documenten als de inhoud van de documenten kan worden doorzocht. Alle documenten worden periodiek geïndexeerd, waardoor deze zeer snel kunnen worden doorzocht.
- Alerts
Gebruikers kunnen aangeven dat ze per e-mail op de hoogte gehouden willen worden van wijzigingen van bestanden. Daarbij kan de gebruiker aangegeven van welk type wijzigingen en hoe vaak deze alerts wil ontvangen.
- Workflows
Aan een hoofdmap van het CMS (inclusief de submappen) kunnen één of meer workflows worden gekoppeld. Er kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat documenten eerst moeten worden goedgekeurd door een aangewezen persoon, voordat deze voor andere gebruikers zichtbaar zijn. Ook kunnen er ingewikkeldere workflows met meer stappen worden gedefinieerd.
- Gebruikersvriendelijkheid
Alle opties van het DMS kunnen via een webinterface worden beheerd. Het werken met mappen en bestanden lijkt bovendien veel op het werken met mappen en bestanden met de Windows Verkenner. Iedere gebruiker zal daardoor zonder een lange leerweg met het systeem kunnen werken.
- Flexibiliteit
De inrichting van het DMS kan volledig door de klant worden gekozen en aangepast. De klant kan eenvoudig hoofdmappen en submappen voor documenten en afbeeldingen aanmaken. Wanneer tijdens het gebruik blijkt dat de indeling handiger kan, dan is dit met een paar klikken aangepast.
Deze SharePoint oplossing is gebaseerd op Windows SharePoint Services 3.0