Team sites zijn websites die standaard ondersteuning bieden voor het beheren en delen van verschillende typen informatie. Gebruikers kunnen in Team Sites bestanden beheren in zogenaamde libraries (bibliotheken) en verschillende informatietypen beheren in Lists (informatielijsten). De volgende bibliotheken en lijsten zijn standaard aanwezig:
-
Documentbibliotheken zijn standaard bibliotheken voor het opslaan van diverse typen bestanden en bieden extra mogelijkheden voor Microsoft Word en Excel documenten. [koppeling naar artikel over ondersteuning in Office] Documentbibliotheken bieden ondersteuning voor versiebeheer. Tijdens elke bewerksessie met een document wordt een nieuwe versie van het document aangemaakt. Oude versies van het document blijven op deze manier bewaard en kunnen los van de laatste versie worden geopend. Een oude versie kan op ieder moment worden hersteld. Bovendien wordt er bijgehouden wie de wijzigingen heeft aangebracht.
-
Afbeeldingsbibliotheken lijken op documentbibliotheken, maar zijn aangepast voor het werken met afbeeldingen. Zo zijn er meer weergavemogelijkheden voor bestanden in afbeeldingsbibliotheken. Afbeeldingen kunnen bijvoorbeeld in miniatuurweergave of filmstripweergave worden bekeken.
-
Formulierbibliotheken zijn documentbibliotheken die zijn gericht op het werken met InfoPath Xml-formulieren. Klik hier voor meer informatie over Microsoft InfoPath.
Webpagina's in Team Sites kunnen door bevoegde gebruikers zelf worden ingericht. Informatie die in een Team Site staat opgeslagen kan aan de homepagina en aan zelfgemaakte subpagina's worden toegevoegd. Informatie wordt dan in de vorm van een component (een zogenoemde Web Part) toegevoegd aan een pagina. De gebruiker kan de plaats van de web part zelf bepalen en ook de weergave van de web part kan worden aangepast. Met deze krachtige techniek kan ook eigengeschreven code worden toegevoegd aan willekeurige pagina's. Zo kan bijvoorbeeld informatie uit bestaande systemen worden weergegeven op een Team Site. [koppeling naar pagina met meer informatie over web parts]
SharePoint biedt uitgebreide beveiligingsfuncties. SharePoint kan worden gekoppeld aan een Active Directory gebruikersdatabase voor accountbeheer. Rechten van gebruikers in SharePoint sites kunnen op meer niveaus worden ingesteld, zodat nauwkeurig kan worden aangegeven wat gebruikers wel en niet mogen. Daarnaast wordt ook de code die wordt uitgevoerd (waaronder maatgemaakte uitbreidingen) nauwkeurig getoetst op voldoende rechten tijdens de uitvoer, om de mogelijkheden tot het uitvoeren van kwaadwillende code in te dammen.
SharePoint Team Sites worden uitgebreid ondersteund door Microsoft Office 2003. Zo kunnen bestanden vanuit Microsoft Office applicaties direct worden geopend, bewerkt en opgeslagen vanaf een Team Site. Tijdens het werken met een bestand tonen Office-applicaties een zijpaneel met informatie uit de Team Site waarin het bestand staat opgeslagen. Hierin worden de taken, links, bestanden en mappen etc. weergegeven die in de Team Site staan opgeslagen. Deze informatie kan vanuit de Office applicatie direct worden bijgewerkt.
Ook het versiebeheer van documentbibliotheken wordt vanuit Office 2003 ondersteund. Binnen Office applicaties kan een lijst met versies van een document worden getoond en oude versies kunnen vanuit Office direct worden hersteld.
Team Sites bieden al veel standaard functionaliteiten. Hierdoor zijn Team Sites erg nuttig om groepen mensen in staat te stellen zonder veel moeite en poespas online samen te kunnen werken. Door de uitgebreide mogelijkheden om Team Sites aan te passen wordt het alleen maar eenvoudiger om Team Sites te laten voldoen aan de eisen van de gebruikers. Het gevaar met Team Sites is echter dat ze te snel worden ingezet, terwijl de mogelijkheden niet volledig aansluiten bij de specifieke wensen van de gebruikers. Dit maakt gebruikers ontevreden en ondermijnt het draagvlak dat bij dit soort toepassingen juist zo belangrijk is. Het is daarom van groot belang vooraf tijd te investeren om de Team Sites aan de wensen van de gebruikers te laten voldoen. Deze investering betaalt zich al snel dubbel en dwars terug.
